Il tempo è una risorsa fondamentale per numerose attività che si svolgono in fabbrica.

Ogni processo è costituito da un diverso mix di quattro elementi: lavorazione, trasporto, controllo e attesa. Quale di questi non aggiunge sicuramente valore per il cliente? Le attese, che dovrebbero essere i primi tempi da ridurre per migliorare l’output di qualsiasi impresa. Per questo motivo, quando si inizia un percorso di trasformazione in ottica lean, una delle prime attività è la misurazione dei tempi di ogni processo e attività, per capire quali sono le fasi che determinano maggiormente il lead-time.

Il valore delle operazioni postali

Facendo un esempio della quotidianità di molte persone, possiamo considerare il processo di una qualsiasi operazione in un ufficio postale. Capita spesso che le attività a valore, infatti, richiedano solamente 10 minuti, ma che servano 40 minuti totali per completare l’attività.

Analizzando le azioni da compiere, le attese iniziano da subito e si ritrovano lungo tutto il processo. Il primo tempo ad essere sprecato è l’attesa per entrare nell’ufficio e successivamente per passare dalla porta allo sportello. Spesso, infatti, il tempo necessario ad arrivare allo sportello è di gran lunga superiore a quello richiesto dal solo spostamento, per numerose ragioni.

A questo punto, capita che i computer non funzionino e si debba aspettare nuovamente. Altre volte capita che non tutte le persone siano formate allo stesso livello, quindi che chi è agli sportelli debba interrompere il proprio lavoro per dare informazioni ai colleghi.

Ancora, capita che gli addetti agli sportelli debbano fermarsi per svolgere attività d’ufficio come aprire le porte ai postini, passare loro pacchi e le lettere o rispondere al telefono.

In ognuno di questi casi, il cliente finale, cioè l’utente, è la persona con la più alta percezione del disservizio e non può fare a meno di notare quanto tempo viene sprecato tra un passaggio e l’altro e che se si eliminassero le attese legate alle attività non a valore per il cliente, il valore riconosciuto alle restanti crescerebbe in modo esponenziale.

La realtà in un’azienda

Se solamente andando agli uffici postali locali ci si ritrova a dover gestire tutte queste attese, risulta molto semplice immaginare quanto tempo venga sprecato all’interno delle aziende, quanto si riduca la percezione del valore da parte del cliente e quali siano le inevitabili conseguenze economiche.

Andando a ridurre gli sprechi legati alle attese, diventa immediatamente comprensibile quanto si possa aumentare il valore concentrandosi sulla riduzione di questi tempi, piuttosto che sull’ottimizzazione di quelli che vengono concretamente dedicati all’unica attività a valore che si può trovare in ogni processo: la lavorazione. A questo scopo, un utile strumento di cui abbiamo già parlato è la value stream map.